Sổ hộ tịch là sổ giấy được lập và lưu giữ tại cơ quan đăng ký hộ tịch để xác nhận hoặc ghi các sự kiện hộ tịch như: Khai sinh, kết hôn, giám hộ, Nhận cha, mẹ, con,khai tử, thay đổi quốc tịch…(quy định tại Điều 3 Luật hộ tịch 2014).

Chính vì lưu giữ các thông tin quan trọng như vậy nên việc mở, khóa, lưu trữ hay bảo quản sổ hộ tịch đều phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn đọc các quy định có liên quan đế vấn đề này.

Thông tư 15/2015/TT-BTP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch hướng dẫn cụ thể như sau:

Điều 27. Mở, khóa Sổ hộ tịch tại Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện 

1. Số quyển của Sổ hộ tịch được đánh số và ghi theo thứ tự sử dụng của từng loại sổ trong năm, bắt đầu từ số 01.

Ví dụ: - Sổ đăng ký giám hộ, số: 01-TP/HT-2015-GH

- Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con, số: 01-TP/HT-2015-CMC.

Ngày mở sổ là ngày đăng ký sự kiện hộ tịch đầu tiên của sổ. Ngày khoá sổ thực hiện như sau: trường hợp hết sổ mà chưa hết năm thì khóa sổ vào ngày đăng ký sự kiện hộ tịch cuối cùng của sổ; trường hợp hết năm mà chưa dùng hết sổ thì khóa sổ vào ngày 31 tháng 12 của năm đó.

2. Khi hết năm đăng ký, công chức làm công tác hộ tịch phải thống kê rõ số quyển Sổ hộ tịch đã sử dụng, tổng số sự kiện hộ tịch đã đăng ký trong năm, số trường hợp ghi sai sót phải sửa chữa theo quy định tại khoản 1 Điều 26 của Thông tư này và các trang bị bỏ trống (nếu có) trong từng sổ.

3. Sau khi thống kê theo quy định tại khoản 2 Điều này, công chức làm công tác hộ tịch phải ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên; báo cáo Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch ký xác nhận, ghi rõ họ, chữ đệm, tên, chức vụ và đóng dấu.

Điều 28. Lưu trữ, bảo quản Sổ hộ tịch tại Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện và Sở Tư pháp 

1. Sổ hộ tịch được lưu trữ vĩnh viễn, được giữ gìn, bảo quản để sử dụng, phục vụ nhu cầu của nhân dân và hoạt động quản lý nhà nước.

2. Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện và Sở Tư pháp có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng Sổ hộ tịch theo đúng quy định của pháp luật; thực hiện các biện pháp phòng chống bão lụt, cháy, ẩm ướt, mối mọt để bảo đảm an toàn.

Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, cấp huyện và Giám đốc Sở Tư pháp phải chịu trách nhiệm trong việc làm mất, hư hỏng hoặc khai thác, sử dụng Sổ hộ tịch trái pháp luật.

Điều 29. Mở, khóa Sổ hộ tịch và lưu trữ Sổ hộ tịch tại Cơ quan đại diện 

1. Cơ quan đại diện thực hiện việc mở, khóa Sổ hộ tịch, lưu trữ, bảo quản Sổ hộ tịch tương tự theo hướng dẫn tại Điều 27 và Điều 28 của Thông tư này.

2. Sau khi khóa sổ, Cơ quan đại diện chứng thực 01 bản sao đối với mỗi loại Sổ hộ tịch để chuyển lưu tại Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao.

Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ trực tiếp đến Văn phòng công chứng Đại Việt (nay là Văn phòng công chứng Trần Hằng) /Công ty luật TNHH Đại Việt để được giải đáp cụ thể.

CÔNG TY LUẬT TNHH ĐẠI VIỆT-VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRẦN HẰNG

Địa chỉ : Số 09 phố Vạn Phúc, phường Liễu Giai, quận Ba Đình, TP Hà Nội

Tel: (04)37478888 Fax: (04)37473966

Hot-line: 0933.668.166

Email: info@luatdaiviet.vn

Website:www.luatdaiviet.vn